Beginnen Sie beim Ablauf
Beschreiben Sie zuerst den wiederkehrenden Arbeitsschritt: Was löst ihn aus, welche Informationen werden benötigt und wann ist er abgeschlossen? Ein klar begrenzter Ablauf lässt sich besser beurteilen als ein ganzes Abteilungsziel.
Prüfen Sie die Voraussetzungen
Wie häufig tritt die Aufgabe auf? Sind die Regeln ausreichend klar? Liegen die Daten in nutzbarer Form vor? Wie werden Ausnahmen behandelt? Und wer entscheidet, ob das Ergebnis fachlich richtig ist? Diese fünf Fragen machen Nutzen und Aufwand greifbarer.
Vereinbaren Sie eine Ausgangsbasis
Halten Sie vor dem Pilot fest, wie lange die Bearbeitung dauert, welche Fehler auftreten und welcher Aufwand bei Ausnahmen entsteht. So können Sie später anhand derselben Kriterien vergleichen.
Begrenzen Sie den ersten Schritt
Wählen Sie einen überschaubaren Prozess mit klarer Verantwortung. Planen Sie die fachliche Prüfung und einen Rückweg ein. Ein Pilot liefert vor allem Erkenntnisse für die nächste Entscheidung.